Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN
THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XNK
1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH một thành viên
thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu
Công ty TNHH một thành viên Thương mại - dịch vụ và xuất nhập
khẩu (tên viết tắt: EXSECO) nằm trong khu liên cơ tại Ngõ 149, Giảng Võ,
Đống Đa, Hà Nội. Công ty là một đơn vị thuộc Liên minh HTX Việt nam,
được chuyển đổi theo quyết định số 1268/QĐ - LMHTX ngày 22/ 11/ 2005,
với các chức năng: Kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu tổng hợp, kinh
doanh khách sạn, ăn uống giải khát
Là một Công ty mới được chuyển đổi từ Công ty thương mại dịch vụ và
xuất nhập khẩu, nhưng dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc và tinh thần nhiệt
tình công tác của toàn thể cán bộ nhân viên, công ty đã phát huy được hết khả
năng của cơ sở vật chất sẵn có để kinh doanh có hiệu quả, đảm bảo đời sống
của người lao động và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Công ty là một đơn vị hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân,
có tài khoản riêng tại Ngân hàng, có con dấu riêng. Hiện nay Công ty là một
đơn vị làm ăn có lãi và nộp đủ thuế cho ngân sách nhà nước. Ta có thể sơ qua
một số chỉ tiêu mà Công ty đạt được trong một số năm qua như sau:
K7KTA3 Phan Thu Huyền
5
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
Bảng 1: Kết quả kinh doanh của công ty qua một số năm
ĐVT: 1000đ
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
Tổng doanh thu 5,462,561 8,589,657 10,754,610
Các khoản giảm trừ 42,786
90,56
3 208,946
Doanh thu thuần 5,419,775 8,499,094 10,545,664
Giá vốn hàng bán 2,906,952 5,327,546 6,879,521
Lợi nhuận gộp 2,512,823 3,171,548 3,666,143
Chi phí tài chính 791,220 857,529 898,612
Chi phí quản lý doanh nghiệp 645,578
789,23
9 764,337
Lợi nhuận thuần từ HĐKD 1,076,025 1,524,780 2,003,194
Thuế TNDN 301,287 426,938 560,894
Lợi nhuận sau thuế 774,738 1,097,842 1,442,300
Thông qua bảng kết quả kinh doanh, ta thấy rằng tuy con rất trẻ nhưng
Công ty TNHH một thành viên Thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu đã rất
cố gắng để lợi nhuận qua các năm đều tăng. Lợi nhuận năm 2007 tăng 86% so
với năm 2005 đạt 1,442,300,000 đồng.
Công ty đặt mục tiêu chung trong những năm tới là đảm bảo sự tăng
trưởng và phát triển thị trường truyền thống, khai thác thêm thị trường mới,
nâng cao đời sống nhân viên.
2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
Thông qua các hoạt động kinh doanh và dịch vụ Công ty góp phần vào
quá trình lưu thông hàng hoá từ khâu sản xuất đến khâu tiêu dùng, từ thành
thị tới nông thôn, đồng thời cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.
Tham gia tích cực vào chương trình xuất khẩu và nhập khẩu theo quy định
của nhà nước nhằm góp phần thúc đẩy sản xuất trong nước.
K7KTA3 Phan Thu Huyền
6
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
Công ty tổ chức các hoạt động kinh doanh thương mại tổng hợp với các
ngành nghề sau: Nội thương hàng tiêu dùng, kinh doanh khách sạn, cung ứng
vật tư, đại lý ký gửi mua bán hàng hoá, thu mua nông lâm hải sản.
Sản phẩm và mặt hàng chính của Công ty:
a. Trong nước:
Buôn bán hàng tiêu dùng, buôn bán hàng tư liệu sản xuất, buôn bán hàng
lương thực thực phẩm, đại lý mua bán ký gửi hàng hoá, kinh doanh khách,
kinh doanh dịch vụ công cộng, sản xuất hàng tiêu dùng, lương thực, thực
phẩm, thủ công mỹ nghệ.
b. Xuất nhập khẩu:
- Nhập khẩu hàng tiêu dùng
- Nhập thiết bị máy móc.
Hiện nay công ty đang kinh doanh hơn 200 mặt hàng khác nhau song
có thể phân ra thành các mảng lớn, từ các mảng này lại được chia thành từng
nhóm, trong mỗi nhóm bao gồm nhiều loại, từ các loại này mới được chi tiết
thành từng mặt hàng cụ thể tuỳ theo trọng lượng, quy cách, mẫu mã của sản
phẩm.
- Mỹ phẩm: Bao gồm các nhóm hàng như là dầu gội đầu, dầu xả, sữa
dưỡng da, sữa tắm.
- Tẩy rửa: Bao gồm các nhóm hàng như là tẩy quần áo, tẩy đồ gia dụng,
tẩy vệ sinh phòng bếp, phòng khách, tẩy kính, bồn vệ sinh.
- Thực phẩm: Như là chân gà, cánh gà , thịt gà, mỳ chính.
* Hàng hoá của công ty có những đặc điểm sau: Đa dạng, phong phú về
mẫu mã, chủng loại, trọng lượng Các sản phẩm hầu hết là hàng tiêu dùng, dễ
vận chuyển, bảo quản. Có kích thước nhỏ, giá trị thấp, thường được quản lý
theo thùng, hộp.
- Đều được mã hoá trên máy vi tính để thuận lợi cho công tác quản lý.
3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty
K7KTA3 Phan Thu Huyền
7
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
Bộ máy kinh doanh bao gồm những Cán bộ công nhân viên có trình độ
chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng có đủ khả năng tổ chức quản lý chỉ
đạo hoạt động kinh doanh của Công ty. Bộ máy hoạt động của Công ty được
tổ chức gọn nhẹ, khoa học phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều lệ hoạt
động của công ty bao gồm : Ban giám đốc và các phòng chức năng. Mỗi
phòng đều có chức năng và quyền hạn rõ ràng song có mối quan hệ chặt chẽ
với nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh sao cho toàn bộ các hoạt động
đều diễn ra nhịp nhàng ăn khớp, nhằm thực hiện thống nhất các mục tiêu của
doanh nghiệp.
Có thể biểu diễn cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Ghi chú:
Quản lý trực tuyến
Cơ cấu bộ máy của công ty gồm:
- Ban Giám đốc: Đứng đầu Công ty là Tổng Giám đốc Công ty do Liên
minh hợp tác xã Việt nam bổ nhiệm. Tổng Giám đốc Công ty tổ chức điều
K7KTA3 Phan Thu Huyền
8
Ban Giám đốc công ty
Phòng
Tổ
chức
hành
chính
Phòng
Xuất
Nhập
Khẩu
Phòng
Kinh
Doanh
Dịch
Vụ
Phòng
Kế toán
Trung
tâm
phân
phối
sản
phẩm
Phòng
bảo vệ
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
hành mọi hoạt động của Công ty theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm
toàn diện trước cơ quan và tập thể Cán bộ công nhân viên của Công ty.
Giúp việc Tổng giám đốc có 1 kế toán trưởng và 1 phó Tổng Giám đốc
do Tổng Giám đốc đề nghị và được Liên minh Hợp tác xã Việt Nam bổ
nhiệm.
- Phòng Tổ chức hành chính: là đơn vị tham mưu giúp giám đốc chỉ
đạo quản lý về tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, xây dựng kế hoạch đào
tạo và bồi dưỡng cán bộ, tuyển dụng nguồn lực, ban hành các qui chế nội bộ.
Giải quyết các chế độ chính sách và quyền lợi của nhân viên trong công ty.
- Phòng Kế toán: Phụ trách phòng kế toán là kế toán trưởng do Liên
minh các Hợp tác xã Việt Nam bổ nhiệm theo đề nghị của Tổng Giám đốc
Công ty. Kế toán trưỏng là người giúp việc Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm
trước Công ty về mặt quản lý kinh tế của đơn vị.
Ngoài những việc trên Kế toán trưởng còn có trách nhiệm quan trọng:
Hàng ngày phải theo dõi mọi hoạt động của Công ty, lập chứng từ, ghi sổ.
Cuối tháng cộng các sổ sách, đối chiếu, lập báo cáo trình lên Công ty.
- Phòng kinh doanh dịch vụ: Là phòng quản lý và kinh doanh các
phòng khách của công ty.
- Phòng xuất nhập khẩu: Là phòng đảm trách trong lĩnh vực kinh doanh
buôn bán ngoại thương, nhập xuất hàng hoá với nước ngoài.
- Trung tâm phân phối sản phẩm: Đứng đầu là giám đốc trung tâm
(Tương đương trưởng phòng) đảm nhận việc phân phối sản phẩm ra bên
ngoài và các chức năng khác.
- Phòng bảo vệ: Là phòng đảm trách về lĩnh vực an ninh trong cơ
quan và bảo vệ tài sản của cơ quan.
4. Tổ chức kế toán
4.1. Tình hình tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty đóng vai trò quan trọng, là một bộ phận
không thể tách rời, cánh tay phải đắc lực trợ giúp Ban giám đốc trong việc
kiểm tra, giám sát mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính diễn ra trong đơn vị. Phòng
K7KTA3 Phan Thu Huyền
9
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
kế toán cung cấp thông tin thường xuyên, liên tục, đầy đủ và kịp thời góp
phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Do xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của công ty là trên nhiều lĩnh vực
thương mại, dịch vụ và xuất nhập khẩu do đó phòng kế toán phải cung cấp
đầy đủ tất cả các thông tin, trên tất cả các lĩnh vực vì vậy nhiệm vụ của bộ
máy kế toán được thể hiện qua những nội dung chính sau:
- Ghi chép, tính toán số liệu một cách trung thực và chính xác về tình
hình kinh doanh của doanh nghiệp, tính toán đúng đắn chi phí bán hàng, chi
phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác.
- Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh, tình hình
thanh toán với người mua, người bán, nghĩa vụ đối với nhà nước. Đồng thời
kiểm tra việc bảo vệ tài sản, vật tư, hàng hoá phát hiện những hiện tượng tiêu
cực trong kinh doanh.
- Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về mọi mặt hoạt
động kinh doanh trong đó chủ yếu là nghiệp vụ bán hàng nhằm phục vụ cho
việc điều hành và quản lý kinh doanh trong đơn vị đồng thời phục vụ cho
công tác kiểm tra, kiểm soát của nhà nước đối với hoạt động kinh doanh của
công ty.
Như vậy kế toán bán hàng là công tác quan trọng của doanh nghiệp
nhằm xác định số lượng và giá trị của lượng hàng hoá bán ra cũng như doanh
thu của doanh nghiệp. Song để phát huy được vai trò và thực hiện tốt các
nhiệm vụ đã nêu trên đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán thật khoa học và
hợp lý đồng thời cán bộ kế toán phải nắm vững nội dung của tổ chức công tác
kế toán.
Việc lựa chọn hình thức tổ chức công tác Kế toán là nội dung quan
trọng của Công ty. Vì nó quyết định đến mô hình tổ chức bộ máy kế toán, liên
quan đến việc sử dụng hợp lý các bộ máy Kế toán, đồng thời đảm bảo việc
thực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ Kế toán.
Do thành lập trong thời gian chưa hẳn là dài vì vậy công ty kinh doanh
gọn chủ yếu là bán buôn và làm nhà phân phối các sản phẩm, phòng kế koán
được tổ chức gọn nhẹ và khoa học. Nhân viên được đào tạo các trường kinh tế
tài chính với những hiểu biết rộng, năng lực cao nhiều kinh nghiệm trong
nghề.
Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán nói chung và bộ máy kế
toán nói riêng không những đảm bảo được những yêu cầu trong việc thu
nhận, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán, phục vụ cho yêu cầu quản
K7KTA3 Phan Thu Huyền
10
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
lý kế toán tài chính mà còn giúp đơn vị quản lý chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa
những hành vi làm tổn hại đến tài sản của đơn vị.
Xuất phát từ tình hình thực tế đó công ty đã tổ chức bộ máy kế toán của
mình theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty gồm :
- Kế toán trưởng:
+ Giúp giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán
thống kê của Công ty.
+ Lập kế hoạch, tìm nguồn vốn tài trợ, vay vốn ngân hàng của Công ty.
+ Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán,
các chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong Công ty cũng như chế độ
chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chính
sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng.
+ Có nhiệm vụ báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy định
của Nhà nước cũng như của các ngành chức năng.
- Phó phòng kế toán có nhiệm vụ: Trợ giúp kế toán trong công việc
thường ngày, giải quyết công việc cho kế toán trưởng khi kế toán trưởng đi
vắng.
- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm theo dõi tiền mặt trong két và các khoản
thu - chi hàng ngày.
K7KTA3 Phan Thu Huyền
11
Kế toán trưởng
Phó
phòng
kế toán
Thủ
qũy
Thủ
kho
Kế
toán
bộ
phận
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
- Thủ kho: Phụ trách quản lý hàng hoá, công cụ dụng cụ, thực hiện các
nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá, công cụ dụng cụ trên cơ sở các chứng từ hợp
lệ đã được kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt.
- Kế toán bộ phận: Là kế toán nằm tại các phòng chuyên trách như:
Trung tâm phân phối sản phẩm, phòng xuất nhập khẩu, phòng kinh doanh
dịch vụ.
+ Kế toán trung tâm phân phối sản phẩm: Đảm nhiệm công việc ghi
chép tổng hợp tình hình kinh doanh cũng như thu chi của Trung tâm, làm số
liệu báo cáo tình hình bán hàng cũng như kết quả bán hàng của Trung tâm để
kế toán trưởng tập hợp lại tạo nên báo cáo tổng hợp của toàn công ty.
Ngoài ra kế toán Trung tâm còn theo dõi lượng, quản lý lượng hàng
nhập, xuất, tồn trên máy để cuối tháng đối chiếu với số thực có dưới kho, tính
toán tiền lương và các khoản trích theo lương; Tính toán số thuế VAT mà
trung tâm phải nộp.
+ Kế toán phòng kinh doanh dịch vụ: Đảm nhận công việc ghi chép
tổng hợp tình hình kinh doanh cũng như thu chi của phòng mình, làm số liệu
báo cáo tình hình kinh doanh cũng như kết quả kinh doanh của phòng để kế
toán trưởng tập hợp lại tạo nên báo cáo tổng hợp của toàn công ty.
+ Kế toán phòng xuất nhập khẩu: Đảm nhận công việc ghi chép tổng
hợp tình hình kinh doanh cũng như thu chi của phòng mình, làm số liệu báo
cáo tình hình bán hàng cũng như kết quả kinh doanh của phòng để kế toán
trưởng tập hợp lại, tạo nên báo cáo tổng hợp của toàn công ty.
Giữa các phần hành kế toán có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ, đảm
bảo tính thống nhất về phương pháp tính toán và ghi chép từ đó tạo điều kiện
cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng, phát hiện nhanh chóng các sai sót
để kịp thời sửa chữa.
4.2. Tình hình tổ chức công tác kế toán
Để bắt kịp tốc độ phát triển kinh tế của nước ta cũng như trên toàn thế
giới, cùng sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và sự thay đổi trong cơ chế quản
lý của Nhà nước đã có những ảnh hưởng, tác động mạnh mẽ đến việc tổ chức
công tác kế toán trong doanh nghiệp, đòi hỏi tổ chức công tác kế toán phải
thật khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ và
trung thực, đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý trong thời đại mới.
Thực chất của việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp là
việc tổ chức ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ Kinh tế – Tài chính
K7KTA3 Phan Thu Huyền
12
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
phát sinh bằng những phương pháp khoa học của kế toán, phù hợp với chính
sách, chế độ quản lý kinh tế và đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh
nghiệp.
Nội dung của việc tổ chức công tác kế toán trong Công ty TNHH một
thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu trong điều kiện ứng dụng
máy vi tính gồm những vấn đề cơ bản sau :
4.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu
vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toán
cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán viên kiểm tra chứng từ
rồi định khoản đến từng tài khoản chi tiết (tiểu khoản, tiết khoản) ngay trên
chứng từ, phân loại chứng từ theo đối tượng, nghiệp vụ rồi nhập số liệu
chứng từ vào máy, kiểm tra tính khớp đúng giữa số liệu trên máy với số liệu
trên chứng từ gốc.
Sơ đồ 3: Khái quát công tác kế toán
Ghi chú:
K7KTA3 Phan Thu Huyền
13
Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký
chung
Sổ chi tiết cácTK
có liên quan
Sổ Nhật ký đặc
biệt
Sổ cái các TK
có liên quan
Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu.
Một số chứng từ được sử dụng trong công ty gồm có:
- Phiếu thu
- Phiếu chi
- Giấy báo nợ
- Giấy báo có
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Báo cáo thanh toán tạm ứng
- Biên bản giao nhận TSCĐ
- Biên bản thanh lý TSCĐ
- Đơn đặt hàng của khách hàng
- Phiếu lên hàng
- Hoá đơn GTGT
- Hoá đơn nội bộ
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Phiếu xuất nhập hàng ngày
- Phiếu nhận hàng của nhân viên bán hàng
- Phiếu xuất kho.
4.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài
chính quy định. Hệ thống tài khoản của Công ty bao gồm các tài khoản cấp 1,
tài khoản cấp 2, tài khoản trong bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài bảng
cân đối kế toán. Sau đây là một số TK được sử dụng nhiều trong việc hạch
toán của công ty:
- TK111 “Tiền mặt”: Phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt
tại quĩ.
Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2:
+ TK111(1): Tiền Việt Nam
+ TK111(2): Ngoại tệ
+ TK111(3): Vàng, bạc, đá quý, kim khí quý
K7KTA3 Phan Thu Huyền
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét