Chương 7: GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 52
7.2.8. Cách chọn lệnh sử dụng
Phím gõ tắt và gán phím gõ tắt cho một lệnh
Phím gõ tắt giúp bạn chọn lệnh một cách nhanh chóng, chính xác và tiện lợi. Một lệnh
có thể có nhiều phím gõ tắt khác nhau, phím gõ tắt đầu tiên sẽ xuất hiện trong Screentip.
Để gán phím gõ tắt cho một lệnh, bạn thực hiện theo các bước sau:
− Chọn lệnh View/ Toolbars/ Customize
−
Chọn nút lệnh
Keyboard
.
− Chọn nhóm lệnh trong danh sách
Categories.
− Chọn lệ
nh cần gán trong danh
sách Commands.
− Gõ phím tắt vào mục Press new
shortcut key.
− Click chọn Assign.
− Click chọn Close để hoàn thành.
Chú ý: để gỡ bỏ phím gõ tắt thì nhắp chọn nó trong mục Current keys, sau đó Click
chọn lệnh
Remove
để loại bỏ.
Các cách chọn lệnh: có thể chọn lệnh bằng một trong
các cách sau:
− Dùng chuột/ bàn phím để chọn lệnh trong hệ thống
menu lệnh.
− Dùng chuột nhắ
p chọn nút công cụ đại diện cho lệnh
(nếu có).
− Sử dụng phím gõ tắt nếu lệnh có gán phím gõ tắt.
Ví dụ
: để chọn lệnh mở tập tin có sẵn trong máy, bạn
có thể thực hiện:
Cách 1: chọn lệnh File/ Open trên menu.
Cách 2: Click chọn nút công cụ
trên thanh công
cụ chuẩn.
Cách 3: nhấn tổ hợp phím Ctrl + O.
Cách 4: nhấn tổ hợp phím Alt + F để mở menu File,
nhấn phím O hoặc Click chọn Open.
Cách 5: nhấn phím F10, nhấn phím F, nhấn phím O.
Các quy ước trên menu:
− Khi lệnh có màu xám là hiện tại chưa sử dụng được,
cần có một số thao tác khác thì mới cho sử dụng.
− Hình nằm bên trái tên lệnh là biểu tượng của lệnh đó,
Hình 7.4: Hộp thoại Customize Keyboard
Hình 7.5: Menu lệnh File
Hình 7.6: Menu lệnh Edit
Chương 7: GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 53
nếu biểu tượng này có trên thanh công cụ thì có thể chọn lệnh bằng cách nhấn
chọn vào biểu tượng đó.
−
Ký tự có gạch dưới trong tên lệnh là ký tự có thể nhấn tắt để chọn lệnh khi menu
hiện ra.
−
Dấu 3 chấm (…) theo sau tên lệnh cho biết lệnh sẽ dẫn đến hộp thoại lấy thêm
thông tin thì lệnh mới thực hiện được.
−
Tổ hợp phím ghi sau tên lệnh là phím gõ tắt củ
a lệnh đó.
− Dấu
sau tên lệnh cho biết còn có menu lệnh ở cấp thấp hơn.
7.2.9. Hệ thống trợ giúp và cách sử dụng
Hệ thống trợ giúp của Word rất hoàn hảo, các lệnh được giải thích rất tường tận và
chi tiết, một số lệnh còn có mục
Show me
hướng dẫn từng bước sử dụng lệnh đó.
Tùy theo công việc bạn đang thực hiện mà Word sẽ cho hiển thị hướng dẫn phù h
ợp
với công việc đó.
Muốn gọi trợ giúp thì nhấn phím F1 hay chọn lệnh trên menu Help
Microsoft Word Help (F1)
−
Lớp Contents: cho phép
chọn các mục trợ giúp
theo chủ đề.
− Lớp Answer Wizard: cho
phép tìm theo lệnh/ công
việc bạn muốn thực
hiện.
− Lớp Index: cho phép
chọn các mục trợ giúp
theo chỉ mục.
What’s this (Shift + F1)
Khi chọn What’s this, con trỏ sẽ mang theo dấu hỏi. Bạn muốn xem hướng d
ẫn về
đối tượng nào thì Click ngay vào đối tượng đó, Word sẽ cho hiện hướng dẫn về đối tượng
vừa Click chọn.
Hình 7.7: Trợ giúp theo nội dung
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 54
CHƯƠNG 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
oOo
8.1. NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH VĂN BẢN
8.1.1. Chọn bảng mã, Font tiếng Việt và kiểu gõ
- Khởi động chương trình hỗ trợ tiếng Việt (Vietkey, Unikey, ).
- Chọn chế độ gõ tiếng Việt
- Chọn bảng mã và Font chữ thích hợp: nên sử dụng bảng mã và bộ font Unicode.
- Chọn kiểu gõ (Telex, VNI, )
8.1.2. Cách di chuyển dấu nháy trong tài liệu
←, → : qua trái, qua phải 1 ký tự.
↑, ↓ : lên, xuống 1 dòng.
Ctrl +
←
, Ctrl +
→
: qua trái, qua phải 1 từ.
Ctrl + ↑, Ctrl + ↓ : lên, xuống 1 đoạn văn bản.
PageUp, PageDown : lên, xuống 1 trang màn hình.
Ctrl + Home, Ctrl + End : về đầu, đến cuối tài liệu.
Ghi chú:
Có thể di chuyển dấu nháy đến bất kỳ vị trí nào trong tài liệu bằ
ng cách Click vào
vị trí đó và sử dụng các thanh trượt để cuộn văn bản.
Lệnh Edit/ Goto (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + G, hoặc nhấn phím F5): dùng để
di chuyển nhanh đến trang (hay đối tượng khác) có số trang nhập từ bàn phím.
8.1.3. Các thành phần của văn bản
Trong một văn bản (Document) có thể có một hoặc nhiều trang (Page). Trong một
trang có thể có một hoặc nhiều đoạn (Paragraph). Trong một đoạn có thể có một hoặc
nhiều câu (Sentence). Trong một câu có thể có một hoặc nhiều từ (Word). Trong một từ có
thể có một hoặc nhiều ký tự (Character).
Giữa các từ phải có ít nhất một khoảng trắng (space).
Một câu ph
ải bắt đầu bằng ký tự in hoa và kết thúc bằng một trong các dấu chấm
câu: dấu chấm (.), dấu chấm than (!), dấu chấm hỏi (?).
Một đoạn được văn bản kết thúc bởi phím Enter.
Một trang được kết thúc bởi dấu ngắt trang (Page break).
Hình 8.1: Di chu
y
ển nhanh với Edit/ Goto
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 55
Có hai kiểu ngắt trang:
- Ngắt trang cứng (Hard page): được chèn vào văn bản khi gõ tổ hợp phím
Ctrl+Enter hay chọn lệnh Insert/ Break, dấu ngắt trang cứng có dạng:
Page Break
- Ngắt trang mềm (Soft page): do Word tự động qua trang khi văn bản đã được nhập
đầy trang, dấu ngắt trang mềm có dạng:
8.1.4. Chế độ viết chèn và viết đè
Trong Word có hai chế độ nhập văn bản:
Chế độ viết chèn (Insert): chế độ mặ
c nhiên, khi bạn nhập vào thì ký tự đó sẽ
chèn vào tại vị trí con trỏ và đẩy các ký tự bên phải con trỏ qua phải.
Chế độ viết đè (Overtype): khi bạn nhập vào thì ký tự đó sẽ viết đè lên ký tự bên
phải con trỏ.
Để chuyển đổi qua lại giữa hai chế độ trên thì nhấn phím
Insert
hoặc D_Click vào
ký hiệu OVR trên thanh trạng thái (Status bar).
8.1.5. Cách nhập văn bản
Khi nhập văn bản con trỏ
tự động dịch chuyển sang phải, nếu có từ vượt quá lề phải
qui định thì Word sẽ tự động cắt từ đó đem xuống dòng tiếp theo (chế độ tự động xuống
dòng). Muốn kết thúc một đoạn thì gõ phím Enter (ngắt đoạn).
Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới (ngắt trang mềm).
Nếu muốn chủ
động qua trang mới trong khi trang hiện hành vẫn còn trống thì gõ tổ hợp
phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng).
Nhập các ký tự thuộc chức năng thứ hai của một phím:
Trên bàn phím có một số phím có đồng thời hai ký tự (như phím 1 và dấu !, phím 2
và dấu @, …) để nhập ký tự thuộc chức năng thứ hai của một phím ta nhấn và giữ thêm
phím Shift rồi nhấn phím đó.
Ví dụ: nhấn Shift + 1 !, Shift + 2 @, Shift + 3 #, …
Các phím xóa văn bản:
− Phím
Delete: xóa ký tự tại vị trí con trỏ hoặc xóa các đối tượng đã chọn.
− Phím Backspace: xóa ký tự tại phía trước (bên trái) con trỏ.
8.1.6. Chèn ký tự đặc biệt (Symbol)
Symbol là những ký tự đặc biệt không có trên bàn phím như: ← ↑ → ↓ ± ≥ ∝ ♣ ♦ ♥
♠
…
Cách thực hiện:
Đặt dấu nháy tại vị trí cần chèn Symbol.
Vào menu Insert/Symbol, xuất hiện hộp thoại Symbol như Hình 8.2:
Chọn lớp Symbol để chèn các ký hiệu hoặc lớp Special Characters để chèn các ký
tự đặc biệt.
Chọn Font cho symbol: sử dụng hộp thoại Font, thường sử dụng các font symbol
như: Wingdings, Symbol, Webdings,
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 56
Chọn ký hiệu cần chèn. Nhấn nút Insert để chèn vào.
Nếu muốn chèn nhiều symbol thì lặp lại các thao tác trên.
Chọn nút Close để thoát (sau khi chèn ký hiệu thì nút Cancel đổi thành nút Close).
Ghi chú:
Có thể thay đổi kích thước của Symbol tương tự như đối với ký tự.
8.2. THAO TÁC TRÊN TẬP TIN
8.2.1. Mở tập tin
• Mở tập tin mới
Chọn
File/New hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N hoặc nhấn nút
• Mở tập tin đã có trên đĩa
Chọn
File/Open hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc nhấn nút , xuất hiện hộp
thoại sau:
Hình 8.2: Chèn các k
ý
t
ự
đ
ặ
c bi
ệ
t
1. Chọn ổ đĩa và thư mục
chứa tập tin cần mở
Hình 8.3: Hộp hội thoại Open
2. Chọn tập tin cần m
ở
hoặc nhập đầy đ
ủ
đường dẫn và tên tập ti
n
cần mở.
3.
Mở tập
tin đã chọn.
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 57
Look in: cho phép chọn vị trí tập tin cần mở.
File name: cho phép nhập tên tập tin cần mở theo đúng đường dẫn.
Files of type: kiểu tập tin cần mở.
8.2.2. Lưu tập tin
Lưu tập tin lần đầu tiên
Chọn
File/Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc nhấn nút , xuất hiện hộp
thoại:
Save in: cho phép chọn vị trí chứa tập tin cần lưu.
File name: cho phép nhập tên tập tin cần lưu (theo đúng quy tắc).
Files of type: kiểu tập tin cần lưu.
Lưu tập tin từ lần thứ hai trở đi
+
Lưu vào cùng tập tin: tương tự như lần lưu đầu tiên và Word sẽ t
ự động lưu trữ
những thay đổi mà không yêu cầu đặt tên (không xuất hiện hộp thoại Save As).
+
Lưu thành tập tin mới: vào menu File/Save As xuất hiện hộp thoại Save As như
trên và cho phép đặt tên tập tin mới.
Lưu tất cả các tập tin
Nhấn giữ Shift, chọn File/ Save All.
Dùng để lưu tất cả các tập tin đang mở. Những tập tin đã có tên thì Word sẽ lưu
đúng với tên cũ, những tập tin nào chưa có tên thì Word sẽ xuất hiện hộp hội thoại Save As
để đặt tên và chọn vị trí lưu.
8.2.3. Chèn nội dung tập tin từ đĩa vào văn bản hiện hành
Đặt trỏ tại vị trí cần chèn.
Chọn menu lệnh
Insert/ File
, hộp thoại Insert File xuất hiện như hình 8.5 (giống hộp
thoại Open).
Chọn vị trí của tập tin cần chèn trong mục Look in.
Chọn tập tin cần chèn trong danh sách.
1. Chọn ổ đ
ĩ
a,
thư mục chứ
a
t
ập
tin cần l
ư
u
2. Nhập tên tập
tin cần lưu
Hình 8.4: Hộp hội thoại Save As
3. Lưu tập
tin lại
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 58
Click chọn nút
Insert
để hoàn thành.
8.2.4. Đóng tập tin
Lệnh File/ Close
Dùng để đóng tập tin hiện hành, bạn phải lưu tập tin trước khi đóng, nếu tập tin có
cập nhật mà chưa lưu lại thì Word sẽ hiện thông báo nhắc nhở:
Yes: lưu dữ liệu và đóng tập tin hiện hành.
No: đóng tập tin hiện hành mà không lưu dữ li
ệu.
Cancel: hủy bỏ lệnh, trở về tập tin hiện hành.
Lệnh File/ Close All
Nhấn giữ Shift, chọn File/ Close All.
Dùng để đóng tất cả các tập tin đang mở. Những tập tin đã được lưu thì Word sẽ
đóng lại, những tập tin nào chưa lưu thì Word sẽ xuất hiện thông báo và chờ xác nhận có
lưu lại hay không.
8.2.5. Đặt các tùy chọn cho tập tin
Lệnh Tools/ Options
Cho phép ch
ọn thay đổi các tùy chọn khi làm việc với Word theo ý của người sử
dụng, theo nội dung của công việc cần thực hiện, …
Lớp View: Cho phép thay đổi các tùy chọn trình bày màn hình, cho hiện/ ẩn một số
thành phần trên màn hình làm việc.
Lớp Edit :Cho phép thay đổi các tùy chọn liên quan khi nhập, chỉnh sửa văn bản.
Lớp Save: Cho phép thay đổi các tùy chọn liên quan khi lưu tập tin.
Hình 8.6: Thông báo nhắc nhở lưu văn bản
Hình 8.5: Hộp hội thoại Insert File
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 59
Lớp Spelling & Grammar: Cho phép chọn để kiểm tra chính tả và văn phạm nội
dung văn bản.
Lớp File Location: Cho phép chọn thay đổi vị trí làm việc của các tập tin Word.
8.3. TRÌNH BÀY MÀN HÌNH - TRANG IN
8.3.1. Trình bày màn hình (View)
Word cung cấp nhiều chế độ khác nhau để trình bày văn bản trên màn hình:
Chế độ Normal
Vào menu View/Normal. Chế độ hiển thị bình thường, hiển thị văn bản trong một
định dạng cơ bản, cho việc định dạng và hiệu chỉnh có hiệu quả. Không hiển thị các lề, các
tiêu đề đầu trang (Header) hay hạ mục cuối trang (Footer).
Hình 8.7: Lớp View Hình 8.8: Lớp Edit
Hình 8.9: Lớp Save Hình 8.10: Lớp Spelling & Grammar
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 60
Chế độ Web Layout
Vào menu View/Web Layout. Chế độ hiển thị dạng Web, hiển thị văn bản rất dễ đọc
trên màn hình. Đây là chế độ hiển thị lý tưởng cho các trang Web hay cho việc đọc trực
tuyến các văn bản Word thông thường. Văn bản được hiển thị không có các ngắt trang mà
chỉ có các lề rất nhỏ. Các dòng văn bản được chạy ngang qua toàn bộ cửa sổ Word, và bấ
t
kỳ mẫu nền hay hình ảnh nào đã gán cho văn bản đều được nhìn thấy.
Chế độ Print Layout
Vào menu
View/Print Layout
. Chế độ hiển thị chi tiết, hiển thị văn bản và đồ họa
một cách chính xác như khi chúng sẽ xuất hiện trên trang in, chỉ ra tất cả các lề, các tiêu đề
đầu và cuối trang. Tất cả các lệnh hiệu chỉnh và định dạng đều có hiệu lực, nhưng Word
chạy chậm hơn so với chế độ hiển thị Normal, và việc cuộn màn hình cũng không thật trôi
chảy.
Chế độ Outline
Vào menu View/Outline. Chế độ hiển thị tổng quan, chỉ ra cấu trúc văn bản. Cho
phép bạn xem rất nhiều mức chi tiết và sắp xếp lại văn bản một cách nhanh chóng.
Chế độ Print Preview
Vào menu File/Print Preview hoặc chọn nút lệnh
trên thanh công cụ chuẩn. Hiển
thị hình ảnh của một (hoặc nhiều hơn) toàn bộ trang in và cho phép bạn điều chỉnh cấu tạo
trang.
Phóng to/thu nhỏ màn hình (Zoom Control)
Ta có thể phóng to/thu nhỏ màn hình để tiện theo dõi trong quá trình soạn thảo văn
bản bằng cách vào menu View/Zoom hoặc sử dụng nút Zoom Control
.
8.3.2. Thiết lập các thông số cho trang in (Page Setup)
Khi mở một tài liệu mới thì Word sẽ sử dụng các thiết lập định sẵn về khổ giấy,
hướng in, các lề, Tuy nhiên ta có thể thay đổi các giá trị này cho phù hợp.
Vào menu File/Page Setup, xuất hiện hộp thoại:
Hình 8.11: Hộp thoại Page Setup
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 61
a. Định lề trang in (Lớp Margin)
- Gutter: dùng khi đóng thành sách, là khoảng cách dùng để đóng gáy sách.
- Form Edge: khoảng cách dùng để tạo Header và Footer (khoảng cách từ Top/
Bottom đến Header/ Footer )
b. Định khổ giấy in và hướng trang in (Lớp Paper size)
-
Paper size
: định khổ giấy in, khổ giấy thường dùng là A4 (21x29.7 cm).
- Orientation: định hướng trang in:
• Portrait:
hướng in đứng, đây là hướng in mặc nhiên.
• Landscape: hướng in ngang.
- Apply to: áp dụng các lựa chọn trên cho toàn văn bản (Whole Document) hay phần
đang định dạng (This Section) hay từ vị trí con trỏ về sau (This point forward).
Chọn
:
- OK nếu muốn áp dụng các lựa chọn này cho văn bản hiện hành.
-
Default
, sau đó chọn Yes nếu muốn các lựa chọn này trở thành mặc nhiên, nghĩa là
sẽ áp dụng vào tất cả các văn bản được tạo ở các lần sau.
Top
1
Bottom
2
Bottom
Top
3
4
1: Trang chẵn.
2: Trang lẻ.
3: Inside: lề trong.
4: Outside: lề ngoài.
Lề trang giấy ở chế độ in 2 mặt
Hình 8.12: Đ
ị
nh lề tran
g
in
Right
Top
Left
Bottom
Lề trang giấy ở chế độ in 1 trang
Top
Left
Bottom
Lề trang giấy ở chế độ in 2 trang
trên 1 mặt giấy
Right
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét